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吉水县人大常委会机关公文处理及印章管理制度

作者: 发布日期:2018-06-06 来源:  阅读次数:

(一)收文处理程序

1、文件签收。凡外单位发送本机关的所有公文、材料(含OA系统的电子文件),除信封注明“XXX”亲启或“XX室(办)收”字样的外,一律由办公室负责拆封、签收。领导干部代表本机关出席各种会议、重要活动所带回的文件、资料,以及寄到各办公室的属于机关的各类文件、资料、请示、报告等,均应及时交到办公室补办登记。

2、公文登记。收到公文(含OA系统的电子文件)后,办公室应及时做好收文登记。需要登记的公文有:机要文件、上级文件、部门或县直单位下发涉及县委县政府目标管理范围的承办文件;上述以外的文件材料,如各种公开的出版物、私人信件、简报等不用登记。

3、收文处理。文件登记后,如属纸质的或省市通过OA系统转发过来的电子文件均要通过纸质形式填写收文处理卡,在1个工作日内送领导阅示,电子的要及时通知领导阅示或处理;紧急公文应做到随拆、随收、随办。

4、文件批阅。文件采取自下向上的方式送(传)阅,办公室根据文件内容,提出拟办意见,报主要领导签阅批示,主要领导出差期间,急办件可送分管机关的常委会领导签阅批示。

5、文件分送。领导要对文件尽快作出批示,急件随送(传)随办。办公室要按领导的批示将文件迅速送(传)机关分管领导和承办室。机关分管领导和承办室必须按照主要领导的批示要求迅速办理。

6、文件归档。办公室要将已办理的文件及时归档整理,年终装订成册,做到文件归档有序,查找方便,发现遗失,要及时报告。每年的5月份前,办公室负责收发的同志要对上一年度的资料、文件、各类会议记录本等进行归档整理,该移交到档案局的要及时移交。

(二)发文处理程序

1、文件起草。需要常委会或常委会办公室下发或转发的文件(含OA系统文件),根据文件内容由各相关职能办公室起草、审稿,定稿后统一交给办公室按文件签发要求送签。

2、文件签发。所有公文稿(含OA系统文件稿)必须送有关领导审查并签发。签发原则:①吉水人常发、吉水人常字、报市人大、县委文稿、请示、重大报告、调研报告,常委会形成的审议意见、视察意见、执法检查意见、督查通报等文件先按领导分工进行审签或会签,再由常委会主任签发。②吉水人常办等办公室发文,一般由常委会分管领导签发。以办公室名义发的便文由办公室主任签发。除上述文件外,其他文件按照领导分工由分管领导签发。

3、编号登记办公室将领导已签发的文稿进行分类、统一编定文号和登记在册。

4、核稿印刷或传送。如需要纸质印发给常委会领导和各职能办公室的,由办公室核对文稿无误后交付文印室印制。如需网上传送的,由办公室核对文稿无误后传送给办公室用印管理人员。

5、用印存档。办公室用印管理人员根据领导签发的意见,统一用印,并将文件签发底稿和两份文件一同存档。

6文件分发。办公室要按照要求做好文件分发或网上传发工作。

(三)电话通知

1、下达电话通知:按要求拟文,经领导签字后方可下达,并填好电话通知单,作好记录。

2、接听电话通知:接电人要认真记录来电时间、对方单位、通话内容和联系电话等,及时送有关领导签阅,并按领导批示意见迅速落实。

(四)印章管理

1、县人大常委会、县人大常委会党组印章及县人大常委会办公室印章由办公室管理,要确保印章的绝对安全和正常使用。使用印章要在办公室内,不得将印章交与他人和失去监督下使用,不得携印章出机关或在单位以外的地方使用,如工作需要确需携带印章外出时,要经办公室领导批准,并履行相关手续。

2、使用印章要严格履行批准手续。报表、文件、报告、请示等需有分管领导签发,对外出具证明,需有办公室领导批准,并详细记录在案备查。手续不全、无领导签字或批准的一律不予加盖。

3、严把内容关。用印时,要严格审阅用印内容。需要留存的材料,要进行编号整理,归卷备查。其中具有备考价值的,要在年终整理立卷时归档保存。